Nichts ist so unberechenbar wie ein Projekt. Vor allem, weil an den meisten Projekten Menschen beteiligt sind. Und Menschen machen nun einmal Fehler.
In Unternehmen arbeiten bestens studierte Menschen, Menschen mit langjähriger Erfahrung. Erlerntes und entwickeltes Wissen ist über Generationen hinweg verbessert und an die Nachfolger weitergegeben worden.
Dennoch verläuft das Projekt wie eine Holperstrecke mit Höhen und Tiefen? Wie verhält es sich, wenn der Verantwortliche einen Fehler gemacht haben, der den Zeit- und/oder Kostenplan des Projekts gefährdet?
Das erste Projekt in Eigenverantwortung zu leiten, stellt eine große Herausforderung dar. Leider scheitern Projekte oftmals an einer Vielzahl von vermeidbaren Gründen. Woran liegt das?
Nicht selten wird ein Projekt ohne jegliche Grundlage gestartet. Wie steht es zum Beispiel mit dem Fertigungsbereich, sprich dem Prozess zur Herstellung des Produkts? Angesichts des äußeren Erscheinungsbildes der meisten Unternehmen, die in einem hochmodernen, gut ausgestatteten und nagelneuen Bürogebäude untergebracht sind, könnte man meinen, dass der Fertigungs- und Produktionsbereich im Sinne einer industriellen Struktur aufgebaut ist.
Doch weit gefehlt. In einer Vielzahl von Fällen ist keinerlei Ansatz und Gedanke von Industrie zu erkennen. Zwar sind Produktionssysteme, visuelles Management und Ähnliches erkennbar, jedoch ist keine konkrete und klare Umsetzung vorzufinden.
Dies gilt in den meisten Fällen auch für Themen wie der 5S-Methode, der Prozessgestaltung, dem First In – First Out Prinzip bis hin zum einfachen Produktionsfluss.
Es bedarf zudem keiner großen Anstrengung, um zu erkennen, dass nicht in allen Bereichen des Unternehmens die gleiche Sprache gesprochen wird. Ausgebildete und hoch entwickelte Intelligenz in der administrativen Abwicklung trifft auf die unterschiedlichsten Sprachen und Nationalitäten in der operativen Umsetzung auf dem Shopfloor.
Wie soll das funktionieren? Unterschiedliche Sprachen und Gebärden? Was kann und muss getan werden, um derartige Hindernisse zu überwinden?
Dies wirft natürlich die Frage auf, was denn ein erfolgreiches Projekt ausmacht. Zum einen sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren, zum anderen einen möglichst pragmatischen Ansatz anstreben.
Um erfolgreich zu sein, muss ein Projekt die von der Organisation, ihren Lieferpartnern und anderen Interessengruppen gewünschten Ergebnisse und Vorteile liefern. Es müssen Arbeitsergebnisse konzipiert und realisiert werden, die den vereinbarten Anforderungen entsprechen.
Außerdem gilt es, die zeitlichen Vorgaben einzuhalten und den finanziellen Rahmen nicht zu sprengen. Darüber hinaus ist es wichtig für das Projekt, geeignete Personen mit dem entsprechenden Qualifikationsprofil einzubeziehen und die Ressourcen sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation optimal zu nutzen.
Das Projekt muss zudem den Veränderungen in der Arbeitsweise der Organisation Rechnung tragen. Risiken, die den Erfolg gefährden könnten, müssen bewältigt werden. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter und anderer Interessengruppen, die von den durch das Projekt verursachten Veränderungen betroffen sind, müssen berücksichtigt werden.
Entscheidend ist dabei auch, eine gemeinsame Sprache und Kommunikation zu entwickeln, die von allen Beteiligten verstanden wird. Häufig sind viele Aspekte denkbar einfach, aber mit der Zeit werden bestimmte Grundprinzipien und Regeln aufgrund von Überlastung und der Fülle von Projekten bzw. der Projektarbeit übersehen und vergessen.
Wie wir also sehen können, ist eine sorgfältige Planung im Vorfeld das A und O eines erfolgreichen Projekts. Die Planung ist die Grundlage dafür, dass das Projekt anschließend erfolgreich anläuft und auf Kurs gehalten wird. Klare Regeln helfen, dies zu erreichen.
Das Projektmanagement hat sich dabei als die effektivste Methode erwiesen, um Produkte unter Einhaltung von Kosten, Zeitplänen und Ressourcenvorgaben zu liefern. Es ist eine wesentliche Fähigkeit in der modernen digitalen, sich ständig verändernden Welt.
Wichtig ist vor allem, das Problem zu identifizieren, einen Plan zur Lösungsfindung zu entwickeln und diesen Plan dann so lange umzusetzen, bis das Problem gelöst ist. Das mag einfach klingen, aber es steckt in jeder Phase des Prozesses eine Menge Arbeit dahinter. Nachfolgend finden sich die fünf wichtigsten Phasen des Projektmanagements.
In der Initiierungsphase steht zunächst die Definition des Projekts im Vordergrund. Die darauffolgende Planungsphase umfasst die Ausarbeitung eines Leitfadens, an dem sich alle Beteiligten orientieren können.
Im Rahmen der Ausführungs- und Überwachungsphase erfolgt die Zusammenstellung des Projektteams und die Festlegung der zu erbringenden Leistungen. Die Projektmanager überwachen und beurteilen dabei die Projektleistung, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
In der Schlussphase wird das Projekt abgeschlossen, es findet eine Nachuntersuchung statt, und das Projekt wird an ein anderes Team übergeben, das es weiter betreuen wird.
Diese Grundsätze des Projektmanagements können von Nutzen sein, Projekte zu organisieren, zu planen und zu kontrollieren. Denn sie zielen auf die Maximierung des Erfolgspotenzials der Projekte ab und helfen dabei, jedes Element des Projekts zum richtigen Zeitpunkt und mit dem richtigen Detaillierungsgrad entsprechend der Größe und Komplexität des Projekts anzugehen.
Es ist demzufolge von großer Wichtigkeit, Menschen und Unternehmen in den Bereichen der unternehmerischen Freiheit und Weiterentwicklung zu unterstützen. Die Fähigkeit, Projekte fristgerecht, im Rahmen des Budgets und in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen abzuwickeln, ist ein entscheidender Faktor, um sich im heutigen wettbewerbsintensiven globalen Geschäftsumfeld einen Vorsprung zu verschaffen.
Gemeinsam mit dir werden wir im Rahmen einer persönlichen Projektberatung ermitteln, wo bei Projekten Handlungsbedarf besteht, mit dem Ziel, die für die individuelle Situation geeigneten Gegenmaßnahmen zu identifizieren.
Unser gemeinsames Ziel ist es, sowohl eine Optimierung der Projektstrukturen als auch der Prozessabläufe zu erreichen. Durch gezielte Steuerung, Steigerung der Kommunikationskompetenz und ergebnisorientierte Begleitung wird dir dabei geholfen, maximalen Erfolg zu erzielen.
In diesem Sinne
Guido Daumann
